administrator
Создание и построение виртуального или гибридного мероприятия в строго регулируемом секторе, таком как фармацевтическая промышленность, требует определенных знаний. На протяжении всего проекта вы будете думать о каждом шаге, который необходим для достижения ваших целей. Это может быть стрессовым, особенно если вы впервые планируете виртуальное или гибридное мероприятие, но мы вам поможем. Следуйте этому 7-шаговому процессу, чтобы создать успешное виртуальное или гибридное мероприятие в строго регулируемой фармацевтической промышленности.
Определите цели вашего мероприятия
Какой инструмент вы будете использовать? Чтобы воссоздать реальный конференц-зал, инструмент для видеоконференций отлично справится с этой работой, но его будет недостаточно для создания оптимизированного виртуального мероприятия. Для первоклассной визуализации вам понадобится подходящий инструмент, например, программное обеспечение для управления мероприятиями.
Какое сообщение вы хотите передать? Ваше сообщение должно быть четким и четко определенным заранее. Вы собираетесь говорить о новых правилах? Запуске продукта? Организационных изменениях? Изменениях в регулировании? Стандартизации региональных практик?
К кому вы обращаетесь? Важно адаптировать свою речь и ход вашего мероприятия к людям, которых вы хотите охватить. Подход будет отличаться в зависимости от цели: специалисты в области здравоохранения, полевые группы, руководство, сотрудники… А также в зависимости от типа мероприятия: съезды, семинары, региональные встречи, запуски продуктов, консультативный совет, конгрессы, симпозиумы, тимбилдинги…
Кто будет выступать? Обучены ли они выступать перед аудиторией? Чувствуют ли они себя комфортно перед камерой? Нужно ли вам дать им совет или вам нужно отрепетировать мероприятие в контролируемых условиях?
Защитите свое мероприятие
Во время вашего мероприятия вы, вероятно, раскроете конфиденциальную информацию, которая не должна попасть в чужие руки. Поэтому вам следует обеспечить уровень безопасности инструмента, который вы собираетесь использовать для своего виртуального или гибридного мероприятия.
После нескольких случаев злонамеренных вторжений в программное обеспечение для видеоконференций, такое как Zoom, вопрос безопасности данных стал главным для менеджеров мероприятий.
К счастью, платформа Eventdrive на 100% безопасна. Во-первых, каждому участнику по электронной почте отправляется персональная защищенная ссылка для доступа к прямой трансляции вашего мероприятия. Во-вторых, загрузка не требуется. В дополнение к этим преимуществам аудио- и видеоданные вашего мероприятия шифруются и размещаются в Европе на французских серверах в соответствии с Общими правилами защиты данных (GDPR).
Общайтесь до вашего мероприятия
Перед тем, как создавать виртуальное или гибридное мероприятие, важно определить пред- и пост-сообщения, а также все важные сообщения для большого дня.
Распространенная ошибка — думать, что, учитывая цифровой аспект мероприятия, все происходит немедленно. Не совершайте эту ошибку! Как и в случае с физическим мероприятием, предварительное общение необходимо и должно происходить как минимум за две недели.
- Веб-сайт мероприятия
Вы начнете с создания веб-сайта вашего мероприятия, включая всю информацию, которой вы хотите поделиться. Это может включать: краткое вступление, биографии спикеров, форму регистрации на мероприятие и повестку дня вашего мероприятия. Используя Eventdrive, вы сможете создать веб-сайт вашего мероприятия прямо на платформе, без единой строчки кода.
- Приглашения по электронной почте
Важный элемент: сохранить дату. Чтобы заинтересовать ваших гостей и убедиться, что они записали дату вашего мероприятия, вы не должны забывать это электронное письмо. Это начало всей коммуникации вашего мероприятия. Этот первый подход представит ваше мероприятие и пригласит их зарегистрироваться или просто изучить веб-сайт.
Что касается писем, отправляемых спикерам, вы должны предоставить им специальную ссылку «спикер» для доступа к вашему мероприятию. Вы также можете предоставить им повестку дня вашего мероприятия, включая части, где они будут выступать. Как упоминалось ранее, не стесняйтесь отправлять им дополнительные ресурсы, чтобы они могли быть рок-звездой перед камерой.
Ваши мероприятия иногда могут быть международными. Необходимо учитывать все региональные ограничения. Поэтому вам нужно будет отправлять участникам расписание вашего мероприятия в их часовом поясе. При создании регистрационной формы не забудьте активировать функцию геолокации!
- Напоминания по электронной почте
Одного письма не всегда достаточно, чтобы убедить ваших гостей зарегистрироваться на ваше мероприятие, и те, кто зарегистрировался, могут легко забыть об этом. Даже если мероприятие кажется интересным на первый взгляд, они могут легко забыть зарегистрироваться. Чтобы этого не произошло, идеальным вариантом являются напоминания о приглашениях. У
зарегистрированных участников также могут быть забывчивые умы. Чтобы ваше мероприятие оставалось в центре внимания, им нужно получать регулярные напоминания по электронной почте, которые будут поддерживать их интерес к вашему мероприятию и усиливать необходимость его посетить.
Вам следует запланировать отправку различных типов напоминаний по электронной почте:
- За неделю: выделив спикера и важную тему, которая будет обсуждаться;
- За день: напомнив им, что мероприятие неизбежно и его нельзя пропустить;
- За час: что-то неожиданное может произойти быстро, поэтому, чтобы они не пошли обедать в то же время, что и ваше мероприятие, напоминание за час определенно стоит того!
- За пять минут: попросите их зайти в ваше виртуальное пространство для мероприятий, чтобы они уже ждали до официального начала.
Если вы хотите организовать успешное мероприятие в фармацевтической отрасли, важно быть в курсе последних новостей. Используйте силу FOMO (страха упустить что-то), чтобы убедить своих гостей посетить ваше мероприятие. Вы можете указать, что то, что будет обсуждаться на вашем мероприятии, не будет доступно по запросу. Им придется присутствовать, если они не хотят пропустить!
Чтобы оптимизировать свое время и повысить эффективность, вам следует рассмотреть возможность использования шаблонов мероприятий.
Адаптируйте продолжительность сеанса
Чтобы обеспечить адаптацию к более коротким периодам концентрации внимания и не дать участникам заснуть, вам придется найти идеальную продолжительность!
Никогда не превышайте 60 минут для ваших пленарных сессий, это золотое правило. Привлечение внимания аудитории, часто очень большой, требует тщательного управления временем выступления и планирования регулярных взаимодействий. Настоятельно рекомендуется делать перерыв не менее 5 минут и не более 15 минут после каждого часа.
Что касается семинаров и секционных сессий, они не должны превышать 18–20 минут для максимального эффекта.
Освоение продолжительности вашего мероприятия положительно скажется на его эффективности. Поскольку фармацевтические лаборатории демонстрируют образцовую точность, важно организовывать мероприятия, которые превосходят ожидания!
Организуйте свои сессии.
Важно облегчить участникам путь, чтобы они могли легко ориентироваться на вашем мероприятии.
Например, после основного пленарного заседания, на котором вы представляете спикеров, темы для обсуждения и ход мероприятия, вы хотите, чтобы участники без проблем перешли к следующему заседанию. Вот типичная программа, которой вы можете следовать для фармацевтического мероприятия:
9:00-10:00 — Пленарное
- заседание Представление докладчиков (5 мин)
- Введение темы г-ном Фармацевтом (15 мин)
- Вовлечение аудитории: вопросы и ответы/викторина/облако слов (5 мин)
- Открытие дебатов (30 мин)
- Вовлечение аудитории: вопросы и ответы/викторина/облако слов (5 мин)
10:00-10:05 — Кофе-брейк
10:05 — Мастер-классы
- Мастер-класс 1: под руководством доктора Джекилла
- Мастер-класс 2: под руководством мистера Хайда
- Мастер-класс 3: под руководством профессора Дамблдора
10:30 — Пленарное заседание: круглый стол по результатам мастер-класса
Переход от одной сессии к другой может быть утомительным, особенно когда их много. В фармацевтической промышленности мероприятия часто включают презентации многих специалистов в разных областях. Что влечет за собой несколько вмешательств и несколько сессий. С такой платформой управления мероприятиями, как Eventdrive, участники смогут переключаться с одной сессии на другую одним щелчком мыши благодаря кнопке «Следующая сессия», которая появляется прямо перед началом следующей сессии.
Обычно семинары организуют после пленарного заседания, чтобы сделать ваше мероприятие более интересным и менее монотонным. Например, на семинарах вы можете представить практические примеры реальных ситуаций, чтобы поделиться передовым опытом или, возможно, узнать, как управлять жалобами, связанными с продуктом. Если ваше мероприятие принимает большое количество участников, преимущество платформы управления мероприятиями заключается в том, что вы можете организовать несколько сессий одновременно. Eventdrive позволяет вам разместить много участников без потери производительности.
Вовлекайте и вовлекайте участников
Лучший способ создать запоминающийся опыт мероприятия для участников и гарантировать, что они усвоят важную информацию, — вовлечь их. Для этого есть одно слово: интерактивность.
Во время пленарных заседаний динамичный поток речи является ключом к тому, чтобы участники не задремали. Докладчик должен взаимодействовать с ними каждые 2–3 минуты . Как мы уже говорили выше, вам нужно убедиться, что ваши спикеры хорошо умеют выступать перед камерой. Если нет, вы всегда можете подготовить своих спикеров заранее. Чтобы поддерживать
поток взаимодействия, вы можете задать простой вопрос аудитории, провести дискуссию между спикерами или использовать интерактивные функции, которые предлагает ваша виртуальная и гибридная платформа для мероприятий.
Есть способы повысить вашу интерактивность. Например, вы можете запустить облака слов, чтобы узнать в режиме реального времени, что ваши участники думают о конкретной теме или вопросе, или даже запустить тест, чтобы проверить, чему они научились. После семинаров вы можете организовать круглый стол, чтобы докладчики могли ответить на все вопросы, собранные в рамках функции «Вопросы и ответы» (которую вы также можете использовать в своих семинарах) во время вашего заключительного пленарного заседания.
Собирайте отзывы и анализируйте эффективность вашего мероприятия
Вам захочется получить отзывы о качестве и общей оценке виртуального и гибридного мероприятия, которое вы тщательно и продуманно организовали. Это поможет вам улучшить ваши будущие мероприятия и, конечно, повысить общую эффективность планирования мероприятий.
Для этого не стесняйтесь отправлять, либо в конце мероприятия, либо в конце каждой сессии, небольшой опрос, чтобы узнать, что думают ваши участники.
Чтобы изучить эффективность, характерную для вашего мероприятия, вам нужно будет оценить ключевые показатели эффективности вашего мероприятия. Виртуальные и гибридные мероприятия KPI пока не являются наследием для профессионалов в области мероприятий, но мы обеспечим вам это.
Теперь у вас есть все необходимые шаги для создания виртуальных или гибридных фармацевтических мероприятий, которые будут эффективными и не будут иметь «побочных эффектов» 💊 😉 для ваших коллег и других специалистов в области здравоохранения!
Sourse: www.eventdrive.com
