administrator
Успешная организация мероприятия включает в себя несколько этапов. Вам нужно выбрать место проведения, которое соответствует общей атмосфере, пригласить участников и нанять поставщиков для управления внешними услугами, такими как кейтеринг или развлечения. Это практическая сторона.
Однако, прежде чем достичь этого этапа, вы должны сосредоточиться на подготовке мероприятия: определении целей, планировании коммуникации и многом другом. Чтобы гарантировать, что вы придерживаетесь своего графика, вам нужно тщательно следовать графику — и вот тут-то и появляется обратный график, или ретропланирование. Но что это такое? Как можно легко его составить, не упустив важных элементов? Eventdrive делится советами по созданию эффективного обратного графика.
Что такое обратный график?
Обратный график — это не типичный график. Обычно вы начинаете с начала и планируете до даты окончания. С обратным графиком все наоборот! Вы начинаете с даты окончания проекта и планируете в обратном направлении.
Этот метод обратного планирования особенно эффективен в управлении событиями, поскольку дата события часто фиксирована и не подлежит обсуждению. Выбор обратного графика имеет несколько преимуществ.
Лучшее соблюдение сроков.
Начиная с даты окончания, все задачи будут запланированы заранее, что предотвратит задержки. Результат? Меньше стресса и большая эффективность.
Четкое определение даты начала.
Планируя задачи в обратном порядке, вы быстро определяете, когда вам нужно начинать каждый шаг, чтобы не сбиться с пути.
Ясность распределения ресурсов.
Разбиение задач на этапы позволяет лучше оценить время, бюджет и персонал, необходимые для каждой фазы. Это делает общее планирование бюджета более точным.
Улучшенная визуализация временной шкалы
Назначение сроков для каждой задачи во время обратного планирования помогает вам быстро определить, реалистичны ли ваши цели или требуют корректировки. Не забудьте согласовать свою временную шкалу с целями SMART, которые вы определили заранее.
Форматы для создания обратного расписания
Теперь, когда вы понимаете цель обратного расписания, давайте рассмотрим его возможные форматы. В зависимости от ваших предпочтений и сложности вашего мероприятия обратное расписание может принимать различные формы. В Eventdrive мы протестировали несколько подходов и представляем три наиболее распространенных варианта.
Диаграмма Ганта
Диаграмма Ганта — самый популярный формат, особенно для сложных проектов. Она организует задачи и подзадачи в четкую, наглядную структуру.
- В левом столбце перечислите требуемые подробные действия.
- В верхней части включите временную шкалу проекта.
- Каждая задача представлена горизонтальной полосой, проходящей через необходимые временные рамки.
Этот формат позволяет легко накладывать задачи друг на друга и визуализировать их длительность. Вехи также можно добавлять для шагов, требующих определенных утверждений.
Диаграмма Ганта по своей природе является совместной, поэтому убедитесь, что члены команды могут работать над ней одновременно, оставлять заметки и добавлять комментарии.
Существует множество инструментов для создания эффективной событийно-управляемой диаграммы Ганта. Например, нам особенно нравятся Smartsheet или LucidChart. В зависимости от инструментов вы сможете выбрать способ визуализации обратного планирования и выбрать структуру, которая лучше всего вам подходит.
Таблица Excel
Если вы не хотите работать с диаграммой Ганта, вы можете использовать более классический метод и создать таблицу в Excel.
Вы можете выбрать предпочитаемый формат в зависимости от ваших целей. Преимущество в том, что вы можете добавить столько опций, сколько захотите, например, бюджет на задачу или человеческие ресурсы, необходимые для каждого действия. Однако визуальный аспект таблицы менее понятен.
Даже если вы используете шаблон, при первом создании таблицы вам, безусловно, понадобится больше времени, чтобы адаптировать ее к вашим потребностям и вашему бизнесу. Но преимущество в том, что вы сможете начать с этой основы для будущих проектов, которые у вас будут.
Если вы используете Google Sheet, имейте в виду, что существует множество расширений, которые можно добавить, чтобы упростить создание вашего обратного планирования.
Тип инструментов Asana
Другие инструменты позволяют быстро создавать обратное планирование. Asana, в частности, предлагает модель организации мероприятий, которую легко использовать для вашего собственного проекта. Затем вы можете пригласить людей извне вашей организации, например поставщиков, для совместной работы над вашим планированием. Как и в диаграмме Ганта, вы можете настроить временную шкалу и следовать тому же формату с заголовком, который определяет временной период.
С Asana вы также можете интегрировать свой почтовый ящик в инструмент и автоматически добавлять заметки или задачи в обратное планирование. Также можно связать инструмент, например, со Slack, функция, которая особенно полезна, когда мероприятие началось, и вам нужно быстро управлять последними пунктами расписания.
Вы также можете выбрать просмотр своего расписания разными способами. Если вы предпочитаете маркированные списки, функция столбцов будет для вас более актуальной. Но вы также можете выбрать горизонтальный вид с различными цветовыми кодами.
Создание обратного планирования является важным шагом в организации проекта. Фактически, это одна из первых, если не первая задача, которую необходимо выполнить для успеха проекта. С обратным планированием у вас будет четкая визуализация следующих шагов, вы будете прекрасно знать человеческие и финансовые ресурсы, которые необходимо выделить на каждый шаг процесса, и будете намного эффективнее выполнять их.
