Организация мероприятия — сложный процесс, который значительно изменился за последние годы. Раньше организатору мероприятия приходилось делать все самому. Бумажные заметки и бесконечные списки были его лучшими союзниками! С развитием Интернета и появлением новых технологий появились решения для мероприятий (к всеобщему удовольствию)!
Теперь сложность возвращается к выбору правильного программного обеспечения для управления мероприятиями! В Eventdrive мы знаем, насколько рискованной может быть эта миссия, поэтому решили немного помочь вам! Сегодня мы помогаем вам выбрать лучшее решение для мероприятий, которое поддержит вас.
Что такое event-решение?
Event-решение — это программное обеспечение, которое позволяет вам проще планировать свое мероприятие. Оно не только помогает вам в ваших ежедневных задачах как организатора, но и позволяет вам легче сотрудничать с вашими командами, выполнять определенные задачи, планировать более глобально.
Хорошее event-решение помогает вам на разных уровнях: для управления проектами, регистрации и управления участниками, найма поставщиков услуг, управления бюджетом или анализа данных.
Критерии, которые следует учитывать при выборе решения для вашего мероприятия
Мы знаем, как сложно бывает выбрать решение для вашего мероприятия, особенно при умножении предложений. Чтобы облегчить ваш выбор, есть несколько моментов, на которые следует обратить внимание в первую очередь.
Если возможности, предлагаемые предварительно выбранными решениями, вас не устраивают, просто посмотрите на следующее, пока не найдете редкую жемчужину!
Функции
Диапазон функций вашего решения для мероприятий должен быть одним из основных критериев выбора. Функции решения для мероприятий могут быть весьма разнообразными и различаться от одного решения к другому.
Вот неполный список функций, которые вы хотели бы иметь:
- Управление проектами: ваш инструмент должен помогать вам создавать календарь и управлять задачами, которые необходимо выполнять ежедневно. Вы должны иметь возможность управлять своим бюджетом онлайн, регистрируя все расходы и доходы.
- Облегчение коммуникации: вы должны иметь возможность управлять своими гостями, отправлять персонализированные приглашения и иметь возможность создавать формы на той же платформе. С точки зрения коммуникации запуск веб-сайта, посвященного вашему мероприятию, становится все более распространенным и должен быть таким же простым, как запуск мобильного приложения. Отправка электронных писем и SMS-кампаний также должна быть частью возможностей.
- Максимизация интерактивности: управление до мероприятия имеет важное значение, но вы также должны подумать о вариантах, которые будут использоваться в день Д. Например, вы хотели бы иметь возможность настроить простую и эффективную регистрацию. С точки зрения обязательств, возможность стимулировать участников интерактивными действиями также является большим плюсом, особенно для онлайн-мероприятий!
- Измерение производительности: наконец, соответствующее решение для мероприятий предоставит вам цифры для оценки ваших результатов. Будь то опросы участников, данные, собранные в процессе, или простая отчетность о ваших мероприятиях. Измерение вашего ROI должно быть выполнено просто, в несколько кликов, без сложных настроек с вашей стороны.
- Бонус, прямая трансляция: программное обеспечение для управления мероприятиями со всеми функциями, упомянутыми выше, имеет важное значение, но в наши дни прямая трансляция также является важным активом. Выбрав такое решение, вы сможете преодолеть невозможность организации физических мероприятий, оживить динамику вашей компании и продолжить развивать ваши деловые отношения.
Поддержка
Иногда при использовании нового решения возникают проблемы. Эти небольшие препятствия могут быть вызваны двумя проблемами.
Либо вы не можете использовать инструмент, несмотря на пройденные вами обучающие материалы и обучение. В этих случаях важно иметь возможность быстро связаться с членом команды, чтобы разблокировать ситуацию.
Другая возможность заключается в том, что произошла ошибка. Если решение хорошо управляется, такие проблемы должны возникать редко. Но если вы тот человек, который узнает об этом, вы должны иметь возможность передать информацию вышестоящему руководству, чтобы ошибка была быстро устранена.
В идеале поддержка выбранного вами решения для событий должна быть доступна 7 дней в неделю и 24 часа в сутки. Начните с этого и сравните различные варианты. Мы советуем вам исключить программное обеспечение, которое не предлагает поддержку или предлагает поддержку в качестве платной опции или на короткий период времени.
Простота использования
Установка и использование решения для событий — это два критерия, которые следует учитывать. Можете ли вы представить себе, что вам придется тратить часы на изучение использования новейшей технологии, которую вы только что установили? Конечно, нет.
Решения для мероприятий должны упрощать вам жизнь как организатору мероприятий, а не наоборот.
Поэтому уделите время просмотру видеороликов о различных программах и прочтите отзывы пользователей. Наконец, уделите время демонстрации инструмента перед подписанием любого контракта.
Во время демонстрации вы сможете увидеть все функции в режиме реального времени. Это также будет идеальным временем, чтобы задать вопросы об опциях и возможностях инструмента: вы не найдете лучшего эксперта, чем тот, кто проводит вам демонстрацию! Это даст вам полную видимость.
Цена
Цена вашего решения для мероприятий неизбежно будет иметь решающее значение, особенно если бюджет, который вы можете на него выделить, невелик. Может быть интересно начать с небольших инвестиций, а затем увеличивать их по мере продвижения, если вы удовлетворены.
Главный вопрос, который следует себе задать: будет ли мой возврат инвестиций достаточным? Вам нужно знать, готовы ли вы инвестировать определенную сумму в решение для мероприятий. Чтобы помочь вам в вашем подходе, просто посмотрите на все преимущества, которые принесет вам ваше программное обеспечение для управления: экономия времени, упрощение задач, упрощенный анализ данных… Короче говоря, все, что вы бы делали проще.
Настроив эту шкалу, вы должны оценить, кажется ли вам цена решения для мероприятий подходящей. Иногда она предоставляется в виде ежемесячной или ежегодной платы, но вам также может потребоваться платить ежегодную лицензионную плату.
Выбор решения для событий, которое будет с вами каждый день, может быть довольно напряженным. Не забудьте взвесить все «за» и «против» каждого варианта. Проведите демонстрации, чтобы по-настоящему узнать инструмент и сравнить мнения пользователей. Вам должно быть легче выбирать! И в конце концов, вам останется только самая сложная часть: начать!
Sourse: www.eventdrive.com
