Индустрия мероприятий — это сектор, который умеет обновляться. В последнее время эта отрасль удивила нас стандартизацией виртуальных и гибридных мероприятий (не пропустите нашу статью об этом).
Как организатору мероприятий вам, как и прежде, приходилось адаптироваться, чтобы удовлетворить потребности своих клиентов (внутренних или внешних). Не парьтесь! Программное обеспечение для управления мероприятиями поможет вам сделать именно это.
Использование EMS имеет множество преимуществ, оно позволяет вам легко адаптироваться к изменениям. Давайте напомним вам, что делает EMS отличным и, прежде всего, почему это лучшее решение для организации вашего следующего мероприятия, будь то очное, виртуальное или гибридное.
Что такое программное обеспечение для управления мероприятиями (EMS)?
Программное обеспечение для управления мероприятиями, или EMS, является лучшим другом организатора мероприятий.
EMS предлагает широкий спектр функций для упрощения организации мероприятия. Будь то централизация данных или автоматизация задач, программное обеспечение для управления мероприятиями экономит организаторам мероприятий массу времени.
Отличная EMS — это инструмент, который легко и быстро освоить, и который может использовать любой член вашей команды, будь то внутренний или внешний. Например, если вы пользуетесь услугами агентства, ваши внешние поставщики также могут использовать этот инструмент. Конечно, программное обеспечение должно предлагать функции, цель которых — упростить жизнь организатора.
Например, EMS, такая как Eventdrive, предлагает повышение производительности как до, так и после мероприятия. В частности, вы можете управлять своими командами, назначая роли и задачи каждому члену, что упрощает аспект управления мероприятием при его организации. Предлагается множество функций, которые помогут вам управлять такими вещами, как регистрация участников, регистрация или вовлечение аудитории во время вашего мероприятия. Все собранные данные собираются и хранятся для анализа после мероприятия.
Большинство программных решений для управления мероприятиями также адаптировались к кризису здравоохранения, который в настоящее время переживает мир (и Eventdrive — один из первых!). Некоторые добавили функции с помощью плагинов или патчей для организации виртуальных мероприятий. Другие, как Eventdrive, разработали функции в своем собственном инструменте. При этом такая платформа действительно выделяется, предлагая комплексное решение, подходящее для организации виртуальных мероприятий. Но в чем именно заключаются их преимущества?
Преимущества использования EMS для виртуальных и гибридных мероприятий
Выбор организации виртуального мероприятия или даже гибридного мероприятия стал повсеместным среди компаний. Этот выбор обусловлен текущими санитарными нормами или просто соображениями стоимости, поскольку этот новый тип мероприятия менее затратен для организации.
EMS остается лучшим решением для упрощения организации таких мероприятий благодаря своим многочисленным преимуществам.
Предлагайте многосеансовые мероприятия
Используя программное обеспечение для управления мероприятиями, можно организовывать одновременные виртуальные сессии, как и на очном мероприятии. Когда участник регистрируется, он может получить доступ к персонализированной повестке дня и может выбрать направление мероприятия или выбрать несколько сессий, которые он хотел бы посетить.
Такой функционал отсутствует в классическом программном обеспечении для видеоконференций и может стать настоящим плюсом для вашего проекта! EMS предоставляет вам возможность организовывать более масштабные мероприятия, вызывать нескольких спикеров и даже охватывать большую аудиторию, предлагая различные типы сессий.
Предложите прямую трансляцию
Независимо от того, является ли ваше мероприятие полностью виртуальным или гибридным, интегрированная система управления событиями, такая как Eventdrive, позволяет вам вести прямую трансляцию. Вы можете транслировать презентации PowerPoint в прямом эфире или предварительно записанные сеансы.
Вам доступно множество различных вариантов. Первый и самый простой — позволить докладчику использовать свою веб-камеру и поделиться своим экраном. Если у вас немного больше ресурсов, вы также можете снимать докладчика и переключаться между показом его на камере и демонстрацией слайдов его презентации во время трансляции. Для дополнительного удобства вы также можете сделать так, чтобы один докладчик говорил, а другой человек делился своим экраном во время презентации.
Чтобы соответствовать имиджу вашего бренда, вы можете настроить интерфейс вашего виртуального мероприятия, чтобы обеспечить бесперебойный опыт участников, представляющий ваш бренд. Скрытая цель вашего мероприятия — продемонстрировать ваш бренд, не так ли? Вы не можете сделать это на обычной платформе видеоконференций, которая не создана для виртуальных мероприятий.
Облегчите вовлечение участников
Важным моментом при организации виртуального мероприятия является поддержание высокого уровня приверженности. С помощью EMS вы можете настроить виртуальный чат на протяжении всей презентации, чтобы вовлечь участников, которые участвуют удаленно.
Таким образом, докладчик может взаимодействовать с удаленными участниками одновременно с теми, кто находится на месте, как будто все находятся в одной комнате!
При организации виртуального мероприятия нельзя забывать об одном из ключевых элементов успешного мероприятия: счастливой аудитории. Создав чат, вы позволяете им выражать себя в режиме реального времени и, таким образом, чувствовать себя вовлеченными и частью мероприятия.
С такой платформой, как Eventdrive, вы также можете взаимодействовать со своей аудиторией разными способами. Хотите узнать, что ваша аудитория думает о теме? Начните опрос! Хотите привнести игривый штрих в свое мероприятие? Не стесняйтесь использовать облака слов, чтобы почувствовать комнату!
Свобода слова — один из лучших способов вовлечь участников и сделать ваше мероприятие успешным!
Защитите свои данные
EMS относится к защите ваших данных со всей серьезностью и обеспечивает максимальную безопасность данных.
Например, доступ к вашему виртуальному мероприятию может быть защищен паролем. Код доступа, который есть только у участников мероприятия, которым была предоставлена уникальная ссылка для участия!
Некоторые программы управления мероприятиями идут еще дальше. Иногда необходимо получить предварительное разрешение на установку некоторого программного обеспечения на профессиональный компьютер, что не всегда просто. Например, с Eventdrive не нужно загружать дополнительное программное обеспечение для доступа к вашему виртуальному мероприятию. Просто используйте ссылку, ранее полученную по электронной почте, и в один клик вы присоединитесь к мероприятию!
Ваше мероприятие по запросу
Хотя организация виртуального мероприятия облегчает доступ для большого количества участников, некоторые из них могут не иметь возможности смотреть прямую трансляцию. Ваше мероприятие также может быть настолько популярным, что ваша аудитория будет рада возможности увидеть его снова. Это вполне возможно с помощью программного обеспечения для управления мероприятиями.
Как только мероприятие закончится, вы можете сделать свое мероприятие доступным по запросу непосредственно на веб-сайте мероприятия. Уведомление участников о записанной версии вашего мероприятия также является возможностью связаться с ними и получить их отзывы после мероприятия с помощью опроса об удовлетворенности.
Наконец, как организатору, доступ к отснятому материалу также может быть полезным с точки зрения коммуникации и использоваться для создания короткого видеоролика, который выделяет лучшие моменты, например
Организация мероприятия, будь то очное, виртуальное или гибридное, требует много времени, усилий и энергии. Роль программного обеспечения для управления мероприятиями заключается прежде всего в том, чтобы сделать вашу жизнь проще. Уделите время, чтобы определить свои ожидания, и вы легко найдете EMS, которая подходит именно вам!
Sourse: www.eventdrive.com
